A Mentor a pénzügyi-számviteli szakterület munkaeszköze, egyben gazdaságirányítási funkciókat támogató vezetői információs rendszer. Előmozdítja az alkalmazó szervezet korszerűsödését és a működési folyamatok optimalizálását. Alkalmazásával megvalósítható a pénzügyekben való tisztán látás, amely alapvető feltétele a pénzügyi egyensúly megteremtésének, a megalapozott finanszírozási és hitelpolitikai elvek érvényesítésének.

A Mentor vállalat irányítási rendszer PÉNZÜGYI és SZÁMVITELI alrendszerekből áll, a PÉNZÜGYI alrendszer önállóan is üzemeltethető, azonban a gazdaságirányításra gyakorolt optimális hatást a komplex rendszer alkalmazása fejti ki.

A rendszer működési elve és a szolgáltatások köre:

A PÉNZÜGYI alrendszerben a pénzügyi tranzakciók bizonylatait kell rögzíteni (pénztári és banki bizonylatok, vevői és szállítói számlák). Ez az elsődleges rögzítés az érkeztetés/iktatásnak felel meg, melynek folyamán az összes érdemi adat tárolásra kerül (iktatókönyv vagy más nyilvántartási forma megszüntethető). Az ezt követő feldolgozási menetekben a folyószámlát érintő bizonylatok igazoltatása, majd kontírozása - újra rögzítés nélkül - képernyőn keresztül megtörténhet. Lehetőség van azonban az érkeztetéssel egyidőben történő kontírozásra is. Ezt egy széleskörű paraméterezhetőség teszi lehetővé, amely több vállalatspecifikus igény kielégítését biztosítja jelenleg is, de a további alkalmazások során újabb opciók beiktatására van lehetőség. Abban az esetben, ha a rendszer felhasználója naprakész a pénzügyi bizonylatok rögzítésével, a várható ki- és befizetések prognózis-információk lekérhetőek.

A pénzügyi alrendszerben - a kontírozott bizonylatok alapján - akár naponta el lehet végezni a folyószámla rendezését! Ez alapján a Felhasználó naprakész a nyitott (pénzügyileg rendezetlen) tételek vonatkozásában, folyamatosan készítheti el a fizetési felszólítások, késedelmi kamatterhelések, egyenlegközlők leveleit illetve bizonylatait. Bármikor képernyőre hívhatók a különböző pénzügyi tranzakciók "statisztikái" (pl.: adott számla részkiegyenlítési információi a pénztári vagy banki párok felsorolásával, valamint a teljesítési dátumok bontásában, továbbá a vonatkozó késedelmiség jelzésével adatokat nyerhetünk kompenzálási lehetőségekre, stb.). A rögzített bizonylatok adatai - a tényleges könyvelés indítása előtt - rugalmasan javíthatók, könyvelés után azonban szigorú számviteli szabályok alapján van mód javításokra.

A képernyő alsó sorában kiíródó információk folyamatosan tájékoztatják a Felhasználót azokrók a funkciókról, amelyet adott esetben elvégezhet (keresés, karbantartás, kiválasztás, kilépés, stb.).

A pénzügyi alrendszerben megvalósítható komplex bizonylat-érkeztetési (tombolázási) és kontírozási elv a számviteli feladat-végzésektől függetlenül biztosítja, hogy az ÁFA-jelentések határidőre elkészüljenek, továbbá azt, hogy a vezetés promt információkhoz jusson a stratégiai-taktikai döntések biztonságos meghozatala érdekében.

(Megjegyzés: Ne legyen zavaró az, hogy a pénzügyi és a számviteli alrendszereknél is kontírozási lehetőségekről beszélünk, hiszen a pénzügyi-számviteli feladatok célszerű átfedésekkel összekapcsolódnak. A pénzügyi tevékenység a bizonylat érkeztetése és igazoltatásra kiadása, majd a megkifogásolás, illetve a jóváhagyások regisztrálása és a bankanyag rögzítése után akár folyószámla-rendezéssel is folytatható. Ugyanakkor a számviteli szakember a pénzügyi alrendszerbe bejelentkezve folytathatja a folyószámlát érintő további kontírozási műveleteket. Az analitikus nyilvántartások a pénzügyön sszállító-vevőnként naprakészen lehívhatóak, egyben a főkönyvre való automatikus feladás is biztosított. A pénzügyi alrendszerben tehát bizonyos számviteli "előkészítések" folyamatosan és párhuzamosan végezhetőek.)

A működési elvből adódóan tetszőleges dátum- és főkönyvi számlaszám-, illetve partnerkód-intervallumokhoz kapcsolódó analitikus és főkönyvi kimutatások készíthetők.

A SZÁMVITELI alrendszer a pénzügyi alrendszertől (és más vállalati rendszerektől) átvett adatok feldolgozásával biztosítja a főkönyvi könyvelést, valamint a speciális könyveléstechnikai eljárásokat (feladások könyvelése, helyesbítések, költségátvezetések, stb.), továbbá a szintetikus kimutatásokat és a vállalat gazdaságosságának elemzéséhez szükséges információkat (kivonatok, számlaosztályos összesítő, terv-tény elemzések).

A rendszer tablószolgáltatásai:

• Számlák nyilvántartása
• ÁFA hibalista
• ÁFA kimutatások
• Lejárt igazolási határidejű számlák
• Várható kifizetések
• Várható befizetések
• Folyószámla tételes nyilvántartása - teljes
• Folyószámla tételes nyilvántartása - nyitott
• Folyószámla összesítő
• Fizetési felszólítások (levél)
• Késedelmi kamatterhelések (levél)
• Rendezetlen kamatkövetelések nyilvántartása
• Egyenlegközlő (levél)
• Lejárt teljesítési határidejű számlák
• Vállalati kintlevőségek
• Főkönyvi feladás
• A feladásban szereplő számlák
• Főkönyvi kivonat
• Számlaosztályos összesítő és nyersmérleg
• Kiegészítő kódú számlák kivonata
• Kiegészítő kódonkénti kivonat
• Tételes főkönyvi forgalmi kimutatás - főkönyvi számlalap
• Törzsadatkarbantartó listák
• Forgalmi aadtok rögzítési- és hibalistái
• Rendszertechnikai listák