TravelSoft Online Kft.
Budapest, Acsády Ignác u. 13.
H-1122

Tel.: +36 (1) 309-7335
Fax: +36 (1) 309-7336
E-mail:

GuestBook Hotel Frontoffice rendszer
Aludjon nyugodtan Ön és vendége.
Hotel Front Office rendszer

A GUESTBOOK HOTEL Front Office SYSTEM™ hatékonyan kezeli és adminisztrálja a szállodai munkafolyamatokat, biztosítja a munkaigényes manuális folyamatokról a korszerű, megbízható és felhasználóbarát számítógépes adatfeldolgozásra való áttérést. A programcsomag tartalmazza az összes alapvető szállodai front office tevékenységet, valamint számtalan kiegészítőt, az eddigi felhasználók igényei alapján illesztett plusz szolgáltatásokat. A program az elterjedt Windows 95/98/NT rendszeren működik, így aki már megismerkedett annak használatával, annak minimális időre van szüksége a GuestBook szállodai rendszer megismeréséhez.

A Törzsadatokban kell a program működéséhez elengedhetetlenül szükséges alapadatokat definiálni:
  • az adott környezeti változók megadása, ezek: szobatípusok, a konkrét szobák, szolgáltatások, az alkalmazott kedvezmények, partnerek
  • a rendszer felhasználóinak hozzáférési lehetőségeinek definiálása
  • sokrétű statisztikai kimutatás elkészítése adott napra vagy időszakra (kihasználtsági, szolgáltatásonkénti átlagár, bevétel megoszlása, nemzetiségi, vendégforgalom, árbevételi) témában
  • pénztár(ak) megnyitása valutánként, a nyitóérték(ek) és pénztáros(ok)
    meghatározása

A Foglalás menüpontban találhatók a vendég előzetes jelentkezéséhez kötődő
funkciók:
  • egyéni és csoportos foglalások felvétele
  • már felvett foglalások utólagos módosítása
  • egy adott időszakra vonatkozó foglalások adatainak lekérdezése
  • a foglalás visszaigazolás nyomtatása jelenleg három (magyar, angol, német) választható nyelven
  • a visszaigazolás és a számla szövegét egyedi kérésre elkészítjük további nyelveken is
  • várólistás foglalások realizálása visszaigazolás nyomtatásával
  • foglalásra beérkezett előleg felvétele, előleg számla kiállítása (időben visszamondott foglalások esetén a fennmaradó előleg visszafizetését külön funkció biztosítja)
  • opciós foglalások teljeskörű adminisztrációja
  • aznapra várható előlegek nyomonkövetése, kimutatása
  • foglaltsági és foglalási tablók képernyőn való megjelenítése és nyomtatása bármely időszakra (szobánként, szobatípusonként, foglaltsági lista, foglalás összesítő)

A program foglalási része illeszkedik a Columbus OnLine helyfoglalási rendszerhez és ezen keresztül az Internethez, valamint a nemzetközi CRS rendszerekhez. E modul segítségével Ön egy rendszer használatával menedzselheti mind a szakmai (több száz hazai és külföldi utazási iroda), mind a magán (internet) foglalásokat.

A Vendégfelvétel alatt lehet a vendég érkezésével szükséges feladatokat elvégezni:
  • egyéni és csoportos vendégek felvétele (azonnali számla kiállítása három nyelven - magyar, angol, német - a fizetési módok szerint)
  • külön funkciók biztosítják a már felvett vendégek áthelyezését, tartózkodásának rövidítését - hosszabbítását, az ezzel járó pénzügyi adminisztrációval egyetemben
  • egy vendégfelvétel kód alatt lévő vendégek bontása
    Pl.: az egyik vendég távozik a másik marad, ekkor mindkét vendég külön kódot kap és így elkülöníthető a fizetési kötelezettségük
  • biztosított a program üzembe helyezése óta felvett vendégek adatainak utólagos megtekintése, valamint a jelenleg bentlévő vendégek kifizetett és nyitott számlájának, valamint szobaszámlájának megtekintése
  • csoport lista nyomtatása az egy vendégfelvétel kód alatt szereplőkről
    Pl.: egy utazási irodához tartozókról lista; éjszakai váltás mely tartalmazza mindazokat a feladatokat, amit a recepciónak ebben az időszakban el kell látnia
  • napi zárás; vendégkönyv
  • recepciós ív nyomtatása
  • meghatározott napra érkező-távozó vendégek listája
  • takarítandó szobák listája (a szobaasszonyoknak)
  • automatikus zárás a fent említett műveletek logikus sorrendjét teszi lehetővé
  • vendégek kijelentkeztetése (előbb távozó vendég esetének figyelembevételével is)

A Számlázás a vendégek pénzügyi adminisztrációját öleli fel:
  • azonnali számla kiállítás bármely szolgáltatásra, kivéve szállás (ideértve a nem szállóvendégeket is)
  • szállóvendégek nyitott és szobaszámláinak létrehozása, nyilvántartása, módosítása
  • a vendég kívánsága szerint részszámla kiállítása is rendelkezésre áll bármely nyitott és szobaszámla tételről
    Pl.: egy cég a munkatársának a szállásköltségeit téríti, de a fogyasztásait nem
  • aktuális nyitott és esetlegesen hozzátartozó szobaszámlák listája képernyőre és nyomtatóra (kifizetetlen számlák áttekintése)
  • az éttermi rendszer kapcsolata esetén a szállóvendégek éttermi fogyasztás szobaszámláinak tételes megtekintése és nyomtatása (kijelentkezéskor reklamáció esetén)
  • valuta és csekk váltás, bizonylat nyomtatása, bankjegy sorszámának feljegyzési lehetősége és ezek utólagos lekérdezése
  • nem szállás jellegű szolgáltatás számlák sztornója és módosított formában való kiállítása
    Pl.: a vendég előre kifizette uszoda belépőjét, de helyette a kondícionáló termet választja, azonban a két szolgáltatás egységára különböző
  • kifizetett számlák utólagos újranyomtatása (másolat)
  • hitelkártyával és csekkel fizetett számlák alapján azok formaszámláinak lekérdezése
  • digitális telefonközpont csatlakozása esetén a figyelt melléken történt telefon hívások regisztrálása és számlázása
  • már kifizetett számlák összevonása (a régi számlák sztornója és az összevont számla kiállítása)
  • kiállított számlán borravaló tétel utólagos módosítása
    Pl.: hitelkártyás fizetésnél a számla kiállítása után a vendég a hitelkártya slipre plusz összeget vezet fel, amely a számlán nem szerepel és így módunkban áll a borravaló tétel módosítása és a számla újranyomtatása (célszerű, hogy ezen funkció használatára csak a hotel menedzsernek legyen lehetősége)

A Pénzügyek menüpontban a front office financiális tevékenységét követő és
ellenőrző részek találhatók:
  • pénz betétele és kivétele kasszánként, valutánként
  • kassza(k) zárása, aktuális egyenleg elkészítése, tételes bankjegy elszámolás
  • napra kész valutatáblázat, mely a mindenkori árfolyamhoz kényelmesen, gyorsan igazítható
  • napi forgalom kimutatás, mely adott napra (időszakra) szolgáltatásonkénti biztos bevételekről, terhelésekről informál a nyitott és kifizetett számlák alapján
  • szolgáltatás lista egy adott napra (időszakra) az igényelt szolgáltatás mennyiségének meghatározásával
    Pl.: az étteremnek készíthetünk reggeli listát a másnapi igényekről
  • az effektív bevételekről összesítés adott időszakra vagy számlaszám megjelöléssel
  • journál ív egy adott időszakra fizetési módonként forintban és valutában továbbá valuta és csekk váltás összegzése
  • napi zárás funkció a kasszazárással ellentétben nem a recepciósok közötti elszámolásra, hanem a front office és a ház (szálloda menedzser) közti elszámolásra szolgál és ezzel párhuzamosan zajlik le az aznapi terhelés
  • napi bizonylatok készítése naponként, fizetési módonként, valamint a valutaváltásokról
  • adott időszakban a borravaló tételes kimutatása a számlára és a számlákban
    szereplő szolgáltatásra

A program minden előnyét, könnyű kezelhetőségét nincs mód bemutatni egy rövid tájékoztatóban.

Szívesen tartunk bemutatót az Ön részére!


» A GuestBook Hotel Front Office rendszer prospektusa. «

A GuestBook Hotel Front Office rendszer árai

 TravelSoft © 2006 weblap: fabio - Minden jog fentartva.