A GUESTBOOK HOTEL Front Office SYSTEM™ hatékonyan kezeli és adminisztrálja a szállodai munkafolyamatokat, biztosítja a munkaigényes manuális folyamatokról a korszerű, megbízható és felhasználóbarát számítógépes adatfeldolgozásra való áttérést. A programcsomag tartalmazza az összes alapvető szállodai front office tevékenységet, valamint számtalan kiegészítőt, az eddigi felhasználók igényei alapján illesztett plusz szolgáltatásokat. A program az elterjedt Windows 95/98/NT rendszeren működik, így aki már megismerkedett annak használatával, annak minimális időre van szüksége a GuestBook szállodai rendszer megismeréséhez.

A Törzsadatokban kell a program működéséhez elengedhetetlenül szükséges alapadatokat definiálni:

• az adott környezeti változók megadása, ezek: szobatípusok, a konkrét szobák, szolgáltatások, az alkalmazott kedvezmények, partnerek
• a rendszer felhasználóinak hozzáférési lehetőségeinek definiálása
• sokrétű statisztikai kimutatás elkészítése adott napra vagy időszakra (kihasználtsági, szolgáltatásonkénti átlagár, bevétel megoszlása, nemzetiségi, vendégforgalom, árbevételi) témában
• pénztár(ak) megnyitása valutánként, a nyitóérték(ek) és pénztáros(ok)
  meghatározása

A Foglalás menüpontban találhatók a vendég előzetes jelentkezéséhez kötődő
funkciók:

• egyéni és csoportos foglalások felvétele
• már felvett foglalások utólagos módosítása
• egy adott időszakra vonatkozó foglalások adatainak lekérdezése
• a foglalás visszaigazolás nyomtatása jelenleg három (magyar, angol, német) választható nyelven
• a visszaigazolás és a számla szövegét egyedi kérésre elkészítjük további nyelveken is
• várólistás foglalások realizálása visszaigazolás nyomtatásával
• foglalásra beérkezett előleg felvétele, előleg számla kiállítása (időben visszamondott foglalások esetén a fennmaradó előleg visszafizetését külön funkció biztosítja)
• opciós foglalások teljeskörű adminisztrációja
• aznapra várható előlegek nyomonkövetése, kimutatása
• foglaltsági és foglalási tablók képernyőn való megjelenítése és nyomtatása bármely időszakra (szobánként, szobatípusonként, foglaltsági lista, foglalás összesítő)

A program foglalási része illeszkedik a Columbus OnLine helyfoglalási rendszerhez és ezen keresztül az Internethez, valamint a nemzetközi CRS rendszerekhez. E modul segítségével Ön egy rendszer használatával menedzselheti mind a szakmai (több száz hazai és külföldi utazási iroda), mind a magán (internet) foglalásokat.

A Vendégfelvétel alatt lehet a vendég érkezésével szükséges feladatokat elvégezni:

• egyéni és csoportos vendégek felvétele (azonnali számla kiállítása három nyelven - magyar, angol, német - a fizetési módok szerint)
• külön funkciók biztosítják a már felvett vendégek áthelyezését, tartózkodásának rövidítését - hosszabbítását, az ezzel járó pénzügyi adminisztrációval egyetemben
• egy vendégfelvétel kód alatt lévő vendégek bontása
  Pl.: az egyik vendég távozik a másik marad, ekkor mindkét vendég külön kódot kap és így elkülöníthető a fizetési kötelezettségük
• biztosított a program üzembe helyezése óta felvett vendégek adatainak utólagos megtekintése, valamint a jelenleg bentlévő vendégek kifizetett és nyitott számlájának, valamint szobaszámlájának megtekintése
• csoport lista nyomtatása az egy vendégfelvétel kód alatt szereplőkről
  Pl.: egy utazási irodához tartozókról lista; éjszakai váltás mely tartalmazza mindazokat a feladatokat, amit a recepciónak ebben az időszakban el kell látnia
• napi zárás; vendégkönyv
• recepciós ív nyomtatása
• meghatározott napra érkező-távozó vendégek listája
• takarítandó szobák listája (a szobaasszonyoknak)
• automatikus zárás a fent említett műveletek logikus sorrendjét teszi lehetővé
• vendégek kijelentkeztetése (előbb távozó vendég esetének figyelembevételével is)

A Számlázás a vendégek pénzügyi adminisztrációját öleli fel:

• azonnali számla kiállítás bármely szolgáltatásra, kivéve szállás (ideértve a nem szállóvendégeket is)
• szállóvendégek nyitott és szobaszámláinak létrehozása, nyilvántartása, módosítása
• a vendég kívánsága szerint részszámla kiállítása is rendelkezésre áll bármely nyitott és szobaszámla tételről
  Pl.: egy cég a munkatársának a szállásköltségeit téríti, de a fogyasztásait nem
• aktuális nyitott és esetlegesen hozzátartozó szobaszámlák listája képernyőre és nyomtatóra (kifizetetlen számlák áttekintése)
• az éttermi rendszer kapcsolata esetén a szállóvendégek éttermi fogyasztás szobaszámláinak tételes megtekintése és nyomtatása (kijelentkezéskor reklamáció esetén)
• valuta és csekk váltás, bizonylat nyomtatása, bankjegy sorszámának feljegyzési lehetősége és ezek utólagos lekérdezése
  
• nem szállás jellegű szolgáltatás számlák sztornója és módosított formában való kiállítása
  Pl.: a vendég előre kifizette uszoda belépőjét, de helyette a kondícionáló termet választja, azonban a két szolgáltatás egységára különböző
• kifizetett számlák utólagos újranyomtatása (másolat)
• hitelkártyával és csekkel fizetett számlák alapján azok formaszámláinak lekérdezése
• digitális telefonközpont csatlakozása esetén a figyelt melléken történt telefon hívások regisztrálása és számlázása
• már kifizetett számlák összevonása (a régi számlák sztornója és az összevont számla kiállítása)
• kiállított számlán borravaló tétel utólagos módosítása
  Pl.: hitelkártyás fizetésnél a számla kiállítása után a vendég a hitelkártya slipre plusz összeget vezet fel, amely a számlán nem szerepel és így módunkban áll a borravaló tétel módosítása és a számla újranyomtatása (célszerű, hogy ezen funkció használatára csak a hotel menedzsernek legyen lehetősége)

A Pénzügyek menüpontban a front office financiális tevékenységét követő és
ellenőrző részek találhatók:

• pénz betétele és kivétele kasszánként, valutánként
• kassza(k) zárása, aktuális egyenleg elkészítése, tételes bankjegy elszámolás
• napra kész valutatáblázat, mely a mindenkori árfolyamhoz kényelmesen, gyorsan igazítható
• napi forgalom kimutatás, mely adott napra (időszakra) szolgáltatásonkénti biztos bevételekről, terhelésekről informál a nyitott és kifizetett számlák alapján
• szolgáltatás lista egy adott napra (időszakra) az igényelt szolgáltatás mennyiségének meghatározásával
  Pl.: az étteremnek készíthetünk reggeli listát a másnapi igényekről
• az effektív bevételekről összesítés adott időszakra vagy számlaszám megjelöléssel
• journál ív egy adott időszakra fizetési módonként forintban és valutában továbbá valuta és csekk váltás összegzése
• napi zárás funkció a kasszazárással ellentétben nem a recepciósok közötti elszámolásra, hanem a front office és a ház (szálloda menedzser) közti elszámolásra szolgál és ezzel párhuzamosan zajlik le az aznapi terhelés
• napi bizonylatok készítése naponként, fizetési módonként, valamint a valutaváltásokról
• adott időszakban a borravaló tételes kimutatása a számlára és a számlákban
  szereplő szolgáltatásra